Posted by & filed under Microsoft Dynamics 365.

I mina senaste inlägg har jag gett min syn på hur lanseringen av Microsofts nya affärssystem Dynamics 365 och LifeCycle Services kommer förändra hur man bedriver affärsystemsprojekt och hur ett införande av Dynamics 365 sannolikt kommer påverka verksamheten. I detta inlägg kommer jag belysa hur företag bör förbereda verksamheten inför ett affärsystemsprojekt för att skapa rätt förutsättningar att lyckas.

Vilka förändringar medför Dynamics 365?

Microsofts nya affärssystem är en molnbaserad systemlösning. Detta kommer innebära ett antal fördelar i form av enklare utrullning av systemlösningen. Systemet blir mer lättillgängligt eftersom det är plattformsoberoende dvs användarna får tillgång till systemet via en webbläsare eller en app oberoende av vilken hårdvara de använder. Systemet kommer också uppgraderas på ett annat sätt än tidigare vilket gör att kunden kommer ha ett modernt affärssystem under en längre tid utan stora uppgraderingsprojekt.

Det kommer även innebära en del utmaningar. Införandet av ett molnbaserat affärssystem kan utgöra ett stort steg för många företag som eventuellt kräver en ändring av företagets IT-strategi och datapolicy. För företag som idag har en komplex IT-miljö med ett affärssystem med många sidosystem, integrationer och anpassningar kommer övergången till ett molnbaserat standardsystem med frekventa uppdateringar innebära en stor förändring.

Under åren har det gått olika trender i att antingen bygga in mer funktionalitet i affärssystemet eller att integrera mot olika sidosystem. Det finns givetvis för- och nackdelar med båda varianterna resultaten har i vissa fall inneburit dyra och instabila integrationslösningar eller komplexa systemlösningar som är dyra att underhålla och svåra att uppgradera eller byta ut. Dagens utveckling mot molnbaserade system kommer troligen kräva ett nytt sätt att bygga upp företagens systemlösningar där man utnyttjar ett standardiserat affärssystem för standardprocesser och sidosystem eller tilläggsprodukter för bransch- eller företagsunika processer som på olika sätt skapar konkurrensfördelar. På detta sätt åstadkommer man en flexibel systemmiljö som är enklare att underhålla och uppgradera.

Med Dynamics 365 lanserar Microsoft även LifeCycle Services, eller LCS som man kan beskriva som ett system för att hantera systemimplementationen och löpande systemförvaltning. Detta underlättar för kunden att driva projektet och följa hur systemlösningen växer fram. Det skapar bättre möjligheter för kunden att bli en tydlig beställare och man kommer inte vara lika beroende av partnern som tidigare. Mycket av det som partnern hanterat under de inledande faserna i ett projekt kan nu kunden hantera innan projektet startar vilket sparar mycket tid och kostnader i projektet. Men för att detta ska fungera krävs att rätt förutsättningar skapas genom rätt förberedelser.

Vilka förberedelser krävs?

Ett affärsystemsprojekt är mycket omfattande och påverkar alla delar av företagets verksamhet i någon mån. Det bör därför definieras som ett förändringsprojekt som för att lyckas kräver omfattande förberedelser. I följande stycken ger jag exempel på områden som bör adresseras innan projektet påbörjas eftersom de annars behöver hanteras löpande under projektet vilket är problematiskt och oftast leder till förseningar.

Ledning

Ledningen behöver definiera målsättningen för projektet ur ett strategiskt och verksamhetsmässigt perspektiv. Det är viktigt att det är tydligt varför projektet genomförs och vad man ska uppnå med projektet. Hur ska det bidra till att effektivisera verksamheten och öka konkurrenskraften. Om målen inte är definierade (mer än att byta affärssystem) så blir det otydligt för leverantören och kundens egna organisation vad som ska uppnås och varför projektet ska prioriteras.

Det är viktigt att definiera vad projektet ska omfatta och när det ska projektet genomföras.

En av de största utmaningarna i ett affärssystemsprojekt är interna resurser. Här behöver man säkerställa att man har tillgång till rätt resurser och tillräckliga resurser för att genomföra projektet. Man behöver även klargöra hur projektet ska drivas och hur förändringsledning ska hanteras för att uppnå uppsatta mål.

Organisation

Organisationen kommer påverkas av affärssystemsprojektet på olika sätt. Det kommer troligtvis skapas möjligheter att kombinera olika roller som ett resultat av effektivare processer. Nya roller kommer uppkomma utifrån nya behov i en mer digitaliserad verksamhet. Förbättrad kommunikation och utbyte mellan avdelningar kommer skapa nya förutsättningar. Dessa förändringar kräver tydlig förändringsledning för att kunna omsättas i verksamheten.

Ett förändringsprojekt av den här omfattningen ger en genomlysning av verksamheten och det blir tydligt vad som fungerar bra och inom vilka områden det finns förbättringspotential. För att ge full effekt av projektet behöver dessa områden hanteras och här är tydlig förändringsledning och ledningens delaktighet kritiska framgångsfaktorer.

Det är viktigt att projektgruppens deltagare ges rätt förutsättningar att delta i projektet och förändringsprocessen. Dessa resurser är nyckelpersoner under men även efter projektet som ambassadörer och förändringsgeneraler. Att delta i en projektgrupp skapar även möjlighet till personlig utveckling.

System

Ett affärssystemsprojekt är till största del ett verksamhetsprojekt som, påverkar varsamhetens alla delar men självfallet även system, IT och data. Inom dessa områden finns det mycket som måste förberedas innan man börjar det praktiska arbetet med det nya systemet, detta oavsett vilken systemlösning man väljer. Man utvärderar vilket systemstöd verksamheten behöver, hur det påverkar företagets befintliga IT-miljö och IT-strategi. Man behöver se över vilka kompetenser man behöver ha, interna och externa för att hantera den nya systemlösningen.

Rent praktiskt behöver man inleda arbetet med grunddata. Detta kräver ofta mer arbete och tar längre tid än man tror. Grunddata behöver transfereras från det befintliga systemet till det nya, tvättas och anpassas efter den ska användas i det nya systemet. När affärssystemet väl är i drift krävs en förvaltningsorganisation för förvaltning och underhåll av systemet men även av grunddata i systemet. Denna behöver förberedas och implementeras.

Hur ska projektförberedelserna ske

Här finns inget entydigt svar eller modell som passar alla eftersom det styrs utifrån de förutsättningar varje enskild organisation har. Man har kommit olika lång avseende processoptimering, digitalisering och organisationsutveckling. Men det finns några tydliga riktlinjer:

  1. Börja med ledningen
    Säkerställa att det finns en enighet i ledningen om syfte och målsättning med projektet samt hur förändringar ska hanteras.
  2. Definiera mål
    Tillse att projektmålen är relevanta för verksamheten och realistiska att uppnå. Det finns ofta högt ställda förväntningar på utfallet av ett affärsystemsprojekt. Var noggrann med projektets omfattning, undvik att lägga till nya system, funktioner eller delprojekt eftersom det alltid påverkar projektets fokus och tidplan.
  3. Styrgrupp
    Utse en aktiv och beslutsmässig styrgrupp som kan hantera frågor och beslut som är kritiska för projektet
  4. Projektorganisation
    Utse en projektgrupp som består av medlemmar som har rätt förutsättningar att driva projektet och att skapa det förändringsklimat som krävs.
  5. Involvera personalen
    En grundförutsättning för bestående förändring är att tidigt involvera personalen och tillse att de känner sig delaktiga i projektet.
  6. Utse ambassadörer
    Identifiera förändringsambassadörer som deltar i projektet och som kan stötta och entusiasmera övriga i personalen. Man kommer inte vinna över alla på en gång, många kommer känna oro för förändringen
  7. Definiera delprojekt
    Ett affärsystemsprojekt är stort och omfattande. Det är lätt att tappa fokus och förlora greppet om helheten. Definiera delprojekt för olika aktiviteter som t.ex. grunddata, kommunikation etc. Hantera delprojekten inom ramen för projektet och låt projektdeltagarna fokusera på ett projekt i taget.
  8. Change Management
    Förändringsledning kommer vara kritiskt. Tillse att det finns rätt resurser för att hantera förändringsledning och att styrgruppen är delaktig genom att fatta beslut om förändringar.
  9. IT-strategi
    Införande av ett modernt affärssystem kan kräva innebära en stor förändring som kräver en översyn av företagets IT-strategi. Det måste vara tydligt för verksamheten vad förändringarna innebär och hur de ska hanteras.
  10. Grunddata
    Påbörja arbetet med grunddata i god tid. Processen att anpassa grunddata för framtida behov är tidskrävande.

När ska projektförberedelserna ske

De förberedelser som diskuterats ovan tar tid att genomföra. Hur lång tid varierar beroende på omfattningen av de förändringar som krävs och organisationens förutsättningar. Det är t.ex. inte ovanligt att ett delprojekt med syfte att strukturera grunddata tar 6–12 månader. Hur mycket tid och resurser som kan avsättas är den viktigaste faktorn. Har man rätt kompetens inom den egna organisationen. Ofta behöver man ta in externa resurser, antingen från en partner eller från en oberoende konsult.

Sammanfattningsvis kan man säga att om man har för avsikt att starta ett affärsystemsprojekt under andra halvan av 2017 så är det hög tid att påbörja förberedelserna nu.

 

Leave a Reply

  • (will not be published)