Posted by & filed under Microsoft Dynamics 365.

Inledning

Microsoft släppte nyligen sitt nya affärssystem Microsoft Dynamics 365. I mitt senaste inlägg skrev jag hur framtida affärsystemsprojekt bör drivas. Detta inlägg kommer belysa hur verksamheten, kunden och leverantören påverkas av införandet av Dynamics 365.

Nytt system, nya möjligheter

Dynamics 365 har rik funktionalitet, dels beroende på funktionaliteten i affärsystemslöningen och dels på att man byggt in funktioner från flera olika Microsoftprodukter som nu finns tillgängliga i samma lösning. Gränssnittet för användaren kommer också se ganska annorlunda ut. Istället för att arbeta med olika menyer och moduler som i tidigare versioner så kommer användaren att utgå ifrån en arbetsyta eller ”workspace” som är skräddarsydd utifrån de verktyg och den information som användaren behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Detta innebär en stor förändring mot hur man arbetar i det flesta affärssystem idag. Information och verktyg blir mer tillgängliga och det krävs mindre systemkunskap för att kunna arbeta effektivt.

Microsoft även lagt till funktioner som gör det möjligt att med enkla medel ta fram appar för att hantera vissa funktioner som t.ex. inmatning av data eller sökning. Det finnas också möjlighet att hantera vissa funktioner med röststyrning via Cortana som är Microsofts motsvarighet till Apples röststyrningsfunktion ”Siri”.

Detta är några exempel som visar på helt nya möjligheter att utforma systemstöd för en verksamhet eller en enskild process. Skillnaden mot hur man arbetar i dagens system kan bli ganska stor vilket gör att man har mindre behov av att analysera befintliga system och bör istället fokusera på hur processer kan stödjas på effektivaste sätt utifrån de nya möjligheter som systemet ger.

Hur påverkas verksamheten

För att nå önskat resultat i ett projekt där man avser byta till ett modernt affärssystem krävs att man skapar rätt förutsättningar. Det är viktigt att man i processen vågar utmana befintliga arbetssätt och utvärderar nya utifrån de nya förutsättningarna. Man måste skapa ett innovativt klimat och lyfta fram möjligheter istället för att fokusera på svårigheter. Här krävs en tydlig målbild och en tydlig förändringsledning.

I de flesta fall påverkas även organisationen av införandet av ett nytt affärssystem. Nya möjligheter, bättre systemstöd och effektivare processer frigör kapacitet som ger förutsättningar för att effektivisera organisationen. Organisationsförändringar blir ofta en naturlig effekt av dessa förändringar. Det innebär inte nödvändigtvis att man reducerar antalet anställda men man frigör ofta tid som kan omdisponeras i organisationen. Ofta är detta en svår process och man behöver hantera den oro för förändringar som ofta uppkommer i förändringsprojekt. Organisationer som tar sig igenom ett affärsystemsprojekt utan att ändras på något sätt har oftast heller inte lyckats särskilt väl med sitt projekt.

Hur påverkas kunden

Framtidens affärsystemsprojekt kommer till stor del vara förändrings- och digitala transformeringsprojekt vilket ställer större krav på kundsidan i projektet. Man måste förbereda organisationen inför projektet. Frågor som mål och omfattning av projektet, tidplan och projektorganisation behöver definieras innan projektet startar. Hantering av grunddata, kommunikation, och IT-strategi behöver utredas. Man behöver även säkerställa att man har rätt kompetens för att driva projektet i form av projektledning och förändringsledning. Här behöver man ofta ta in externa resurser för att ge den effekt man eftersträvar.

Det krävas ökad beställarkompetens mot leverantören eller leverantörerna i framtida projekt. Med nya Dynamics 365 kan och förväntas kunden på egen hand driva en större del av ett projekt och därmed krävs en tydlighet i vad man förväntar sig att leverantören ska bidra med. Det kommer också krävas leveranser av fler delar än tidigare, utöver affärssystemet även komponenter som CRM, BI, Office och inte mist integrationer. Man måste troligtvis engagera flera partner med olika kompetenser och styra deras insatser genom tydlig beställning och uppföljning av leveranser.

Hur påverkas leverantören

Det är viktigt att leverantören (partnern) inte säljer och implementerar Microsoft Dynamics 365 på samma sätt som tidigare versioner. Detta är en helt ny produkt som kräver ett nytt sätt att sälja och att implementera. Här är det viktigt med en tydlighet mot kunden från partnerns sida. Kunden kommer behöva guidning till vilken lösning man ska välja baserat på sina förutsättningar.

Partnern behöver förbereda sin leveransorganisation för den förändring som Dynamics 365 och LCS (Life Cycle Services) innebär och säkerställa att man har rätt kompetens och organisation för att genomföra framtida projekt. Man behöver förutom kompetens på affärssystem även säkerställa kompetens på övriga lösningar i Dynamics 365. Detta kan ske i egen regi eller tillsammans med partner. Det kommer behövas för att kunna leverera en komplett lösning till kunden. Man behöver också säkerställa att kunden är mottaglig för den förändring som införandet av Dynamics 365 innebär. I annat fall råda kunden att först genomföra de förberedelser som krävs för ett lyckat projekt.

People-ready software

2006 lanserade Microsoft sina produkter under namnet ”people-ready software”. Något mycket positivt laddat, mjukvara anpassad till användarna. Kanske är det nu verklighet med Dynamics 365. Slutresultatet påverkas dock inte bara av produkten utan i högsta grad av hur väl vi som arbetar med affärssystem lyckas, på leverantörssidan så väl som på kundsidan.

Leave a Reply

  • (will not be published)