Posted by & filed under Microsoft Dynamics 365.

I mitt senaste inlägg skrev jag om Microsofts nya affärssystem, Microsoft Dynamics 365 och vilka förändringar detta medför för affärssystemsprojekt. Frågan som inställer sig är: Hur ska man implementera moderna affärssystem och hur ska projekten drivas?

Vilka problem finns med dagens affärsystemsprojekt.

I många fall drivs affärssystemsprojekt på fel sätt idag. Anledningen är ofta att man redan från början misslyckas med att skapa rätt förutsättningar för projektet. Man har ett äldre system som behöver uppgraderas eller bytas ut mot en modernare lösning. Det är ofta så man definierar projektet och därmed målet för projektet dvs ett tekniskt IT-projekt. Man sätter ihop en projektgrupp med deltagare från organisationen som kan det gamla systemet och dagens processer bäst. Därefter påbörjas arbetet med att byta ut det gamla systemet mot ett nytt. Förutsättningarna är satta för att implementera ett nytt system som efterliknar det gamla.

Projektet inleds med en analysfas där man tillsammans med partnern i en serie workshopar går igenom företagets processer och arbetssätt, oftast utifrån det befintliga affärssystemets förutsättningar. Baserat på den information som partnerns konsulter får fram designas och utvecklas en systemlösning som man bedömer ska svara upp mot verksamhetens krav. Lösningen sätts upp i en testmiljö och kundens projektorganisation testar och verifierar att den motsvarar verksamhetens behov (ofta med det befintliga systemet som facit). Därefter driftsätter man systemet.

Effekten bli oftast ett sönderanpassat system som inte fungerar optimalt och som är dyrt att underhålla och uppgradera. Viktigast av allt, man har ofta missat hela förändringsprocessen, att utmana gamla arbetssätt och eliminera ineffektiva processer som ofta är resultatet av begränsningar i befintligt affärssystem.

Hur ska man då driva moderna affärssystemsprojekt?

Man bör definiera ett förändringsprojekt som har som målsättning att förändra och effektivisera verksamhetens processer, kommunikationsflöden och organisation utifrån de möjligheter som ett modernt affärssystem ger. Målsättningen är ett väl genomfört förändringsprojekt med mätbara effektivitetsvinster avseende processer, kommunikationsflöden och organisation. Införandet av ett nytt affärssystem är ett medel för att nå uppsatta effektmål, inte målet för projektet. Samtidigt blir detta förändringsprojekt en viktig del i den digitala transformering av verksamheten som kommer krävas av moderna företag.

Om organisationen inte mogen för denna förändringsprocess så ska man inte genomföra den. Att implementera ett nytt affärssystem medför en stor risk för verksamheten och den blir större om man genomför den utan rätt förutsättningar. Samtidigt bör man fundera över konsekvenserna, om man inte är redo för denna förändring eller transformering till ett modernt arbetssätt. Vad beror det på? Hur agerar övriga aktörer på marknaden? När ska man genomföra den istället? Det finns kanske behov av att först förbereda organisationen innan man påbörjar större förändringsprojektprojektet.

Hur ska förändringsprojektet drivas internt?

I ett implementationsprojekt av ett modernt affärssystem, som Microsoft Dynamics 365 kommer processen se ganska annorlunda ut. Här bör man inte analysera hur man arbetar i det befintliga systemet. Vi kan utgå ifrån att arbetssätt och processer i det gamla systemet kommer skilja sig så kraftigt åt mot hur man kommer arbeta med det nya systemet att en sådan analys inte ger mycket av värde. Istället bör man arbeta med sina processer direkt i det nya systemet och verifiera processerna där, något som stödjs i LCS. De eventuella GAP som identifieras, dokumenteras för att hanteras senare. Identifierade GAP bör hanteras genom att utmana befintliga processer och se om de kan förändras i första hand. I andra hand se om identifierade GAP kan lösas mha. tilläggsprodukter (ISV-lösningar, appar eller web-lösningar). I allra sista hand genom anpassningar. Se mer om varför i avsnittet om systemunderhåll nedan. Här krävs en tydlig förändringsledning (Change Management) med uppbackning från ledningen.

Detta mer agila sätt att arbeta i projekt kommer leda till att man fokuserar mer på möjligheter i det nya systemet än som idag på skillnader mot det gamla. Det kommer också medföra att kundens organisation blir involverad och delaktig i projektet på ett tidigare stadium. Arbetssättet leder också till betydligt effektivare projekt och reducerad projekttid.

Projektorganisationen

För att detta förändringsprojekt ska lyckas krävs nya förutsättningar. Dels krävs ett tydligare deltagande från ledningen. Detta är ett förändringsprojekt som kommer påverka hela verksamheten och där krävs att ledningen är engagerad och tydligt delaktig. Man behöver sätta ihop en projektgrupp utifrån andra kriterier, kunskap om befintligt system och processer eller anställningsår är mindre viktigt. Här ligger istället fokus på förändringsbenägenhet, driv, initiativförmåga och innovationsförmåga. Projektteamet ska driva förändringsprojektet och agera interna ambassadörer. Förändringsledning (Change Management) måste ligga i fokus. Verksamheten ska förändras och effektiviseras. Inbyggda fel och tidskrävande processer ska elimineras.

Hur ska det nya affärssystemet förvaltas?

När systemet är implementerat och projektet avslutat så ska systemet förvaltas och även här kommer det ske förändringar. Ett modernt affärssystem som Microsoft Dynamics 365 kommer frekvent uppdateras vilket utgör en utmaning för systemförvaltningen. Med dagens exempel med hårt anpassade system så innebär en uppgradering en omständlig process. Det kräver mycket förberedelser och tester innan det uppgraderade systemet kan tas i drift. Genomförda anpassningar måste verifieras utifrån ny funktionalitet i uppgraderingen och eventuellt anpassas till den uppgraderade versionen. Detta driver tid i den egna organisationen och kostnader för externa konsultinsatser. För att ett modernt affärssystem ska kunna hanteras på ett smidigt och kostnadseffektivt sätt krävs att man tänker om kring systemarkitekturen. Man bör undvika anpassningar till förmån för tilläggsprodukter som beskrevs ovan. Som liknelse kan man använda en smartphone. När man vill ha fler funktioner lägger man till en app, man programmerar inte om grundfunktionaliteten i smartphones OS eller i medföljande standardappar. En smartphone uppgraderas frekvent och man behöver sällan testa och verifiera uppgraderingen innan den genomförs, man tycker bara på ”uppgradera”. När uppgraderingen är genomförd kommer leverantören av respektive appar leverera uppgraderingar efter behov. Givetvis finns här utmaningar i form av lagkrav, kundkrav etc. som inte tillfullo kan tillgodoses av standardfunktionalitet eller ens av tilläggsprodukter men budskapet är tydligt, undvik att anpassa logiken i affärssystemet. Sök andra lösningar och lägg fokus på förändringsprocessen. Man bör genomföra detta förändringsprojekt för att effektivisera verksamheten, inte bara att byta till ett modernare affärssystem.

Leave a Reply

  • (will not be published)